Deze handleiding is bedoeld om duidelijkheid te geven over alles wat je bij de USAC kunt declareren, over hoe dit moet en welke eventuele voorwaarden eraan vast zitten. 

Voorafgaand aan een declaratie

Het is van belang dat de fiscus op de hoogte is van uitgave voordat deze worden gemaakt. Dit geldt voornamelijk voor commissiewerk. Voordat een commissie geld uit mag geven, moet de fiscus een bijbehorende begroting hebben beoordeeld, en een akkoord daarop hebben gegeven.

Hoe stuur ik een declaratie in, en wat vermeld ik in de declaratie?

Een declaratie kun je mailen naar de fiscus van de USAC. De fiscus beoordeeld deze zo snel mogelijk, en maakt bij goedkeuring van de declaratie het openstaande bedrag naar je over.

In de declaratie vermeld je het volgende:

  1. Totale waarde van de declaratie (hoeveel geld moet er aan jou betaald worden)
  2. Doel van de declaratie: vermeld waarvoor (kaderopleiding, welke commissie / activiteit) dit geld is gebruikt, en waaraan bedrag besteed is.
  3. Bewijslast door (een foto van) het bonnetje, of de opleidingsdocumenten (bij een kaderopleiding) mee te sturen
  4. Naam + rekeningnummer waarop het gedeclareerde geld overgemaakt moet worden.

Wat kan ik allemaal declareren?

In de volgende subhoofdstukken wordt uitgelegd waarvoor declaraties kunnen worden ingestuurd. Wanneer je een declaratie insturen wilt, zorg dan dat je het hier boven staande vermeld in je declaratie.

Commissiewerk

Binnen commissies gebeuren allerlei dingen. De ene commissie maakt toffe USAC kleding, of organiseert stunts. De andere organiseert een weekend alpineren in de Oostenrijk. Bij al dit soort dingen is geld gemoeid. Dit betekend dat de meeste commissies wel 1 of meerdere declaraties kunnen indienen.

Voordat er kosten worden gemaakt laat je de fiscus een plan zien wat jullie willen gaan doen en welke kosten daarbij horen.  Specificeer daarbij ook de kosten welke de vereniging moet dragen. Zo zullen declaraties achteraf niet uit de lucht komen vallen, waardoor declaraties vele malen sneller  verwerkt kunnen worden.

Mijn kaderopleiding

Binnen de USAC vinden we het belangrijk een eigen klimopleiding te hebben. Daarom wordt het worden-van-kader-in-opleiding gestimuleerd door de kader opleiding te vergoeden. Hieronder vind je alle kaderstatussen met de bijbehorende vergoedingen en voorwaarden.

→ Voor SKB’s en SKI’s

  • PvB examenkosten á €40 kunnen (voor maximaal 2 examens voor de zelfde kaderstatus) gedeclareerd worden. De andere helft kan bij de NKBV gedeclareerd worden.

→ SKI’s die een outdoor status willen behalen:

  • De helft van hun EHBBO met een maximum van 150, -. De andere helft kan bij de NKBV gedeclareerd worden

→ Voorwaarden SKB en SKI vergoeding:

Voorwaarden vergoeding:

  1. In de eerste twee jaar na het behalen van je examen, ben je op minimaal drie momenten als kaderlid actief voor de USAC.
  2. De USAC vergoedt maximaal €40.- bij het deelnemen aan een examen voor de betreffende kaderstatus.
  3. De USAC vergoedt maximaal twee keer deelnemen aan een examen voor de betreffende kaderstatus.

Als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, is de deelnemer het vergoede bedrag alsnog aan de USAC verschuldigd.

→ Praktijkbegeleider: de USAC vergoed €45. Het andere deel de NKBV

→ Leercoach: deze hele opleiding kan bij de NKBV gedeclareerd worden.

→ Beoordelaar: Deze hele opleiding kan bij de NKBV gedeclareerd worden, mits de gene in opleiding NKBV lid is. Is deze persoon dit niet dan zal de USAC de kosten à €90,-

Mijn kaderbijscholing

De vergoeding voor verplichte bijscholing bedraagt 50%, met een maximum van €50,- per bijscholingsactiviteit. Dit bedrag wordt gebaseerd op de goedkoopst mogelijke optie die voldoet aan de door de NKBV gestelde eisen. Indien je kiest voor een duurdere bijscholing krijg je slechts de vergoeding op basis van de goedkoopste optie.

Voorwaarden vergoeding:

  1. Je bent de afgelopen twee jaar op minimaal drie momenten als kaderlid actief geweest voor de USAC.
  2. Je bent per vergoede bijscholing op minimaal drie momenten als kaderlid actief voor de USAC, in een tijdsbestek van twee jaar. Deze momenten betreffen activiteiten waarvoor de bijscholing relevant is.

Kaderkosten

Dit betekent: je bent een kaderlid en je geeft ergens een cursus voor de USAC. Hiervoor mag je het volgende declareren.

  • Hal-entree voor andere hallen dan de Klimmuur in Utrecht
  • Reiskosten naar cursuslocaties buiten de stad Utrecht (bijv. Bergschenhoek)
  • Consumptie met een maximale waarde van €4,50 of een klimstrip bij klimmuur Utrecht

Autokosten

Leden die ten behoeve van USAC-activiteiten hun eigen motorvoertuig ter beschikking stellen, kunnen een kostenvergoeding aanvragen bij de fiscus. Dit geldt enkel activiteiten buiten klimweekenden om. Voor klimweekenden zijn de weekend regelementen van de HSHG van toepassing . Het bestuur zal de aanvraag beoordelen en toekennen of afwijzen. Voor de vergoedingen gelden de volgende richtlijnen:

  • 19 cent per km, per redelijkerwijs gereden kilometer voor afstanden < 250km

Vermeld in je declaratie het aantal kilometers, en waarom en waarvoor je hebt gereden

  • 6 cent + brandstof declaratie, per redelijkerwijs gereden kilometer voor afstanden > 250km

Vermeld in je declaratie de waarde van de verbruikte brandstof en de bewijslast daarvan (bonnetje) Vermeld ook waarom en waarvoor je hebt gereden